Wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego to ważny moment, ale nie koniec formalności. Po rejestracji trzeba jeszcze załatwić sprawy związane z urzędem skarbowym, beneficjentami rzeczywistymi, rachunkiem bankowym, księgowością i bieżącym funkcjonowaniem spółki. Warto przejść je po kolei.
1. Sprawdź dane spółki w KRS
Najpierw sprawdź, czy dane w rejestrze są prawidłowe, zwłaszcza:
- nazwa spółki, siedziba i adres,
- skład zarządu i sposób reprezentacji,
- wspólnicy, jeżeli podlegają ujawnieniu,
- przedmiot działalności,
- numery NIP i REGON po ich nadaniu.
Jeżeli zauważysz błąd, nie odkładaj jego wyjaśnienia.
2. Sprawdź NIP i REGON
Po wpisie do KRS spółka otrzymuje numery NIP i REGON w ramach wymiany danych między rejestrami. Nie oznacza to jednak, że urząd skarbowy ma już wszystkie dane potrzebne do obsługi spółki. Do tego służy formularz NIP-8.
3. Złóż NIP-8
NIP-8 to zgłoszenie danych uzupełniających podmiotu wpisanego do KRS, m.in. rachunków bankowych, miejsc prowadzenia działalności, danych kontaktowych i miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Co do zasady masz na to 21 dni od wpisu spółki do KRS. Jeżeli spółka będzie płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne, termin może wynosić 7 dni od powstania tego obowiązku.
4. Zgłoś beneficjentów rzeczywistych do CRBR
Kolejny ważny obowiązek to zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna, która ostatecznie sprawuje kontrolę nad spółką według przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Nie zakładaj automatycznie, że będzie to po prostu każdy wspólnik.
Zgłoszenie jest bezpłatne i składa się je elektronicznie. Nowo zarejestrowana spółka ma na nie 14 dni od wpisu do KRS (do terminu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy). Za brak zgłoszenia grozi kara pieniężna.
5. Otwórz rachunek bankowy spółki
Spółka powinna mieć własny rachunek bankowy. Bank zwykle poprosi o dane z KRS, NIP, REGON, umowę spółki, dane osób reprezentujących spółkę i informacje o beneficjentach rzeczywistych. Po otwarciu rachunek trzeba zgłosić do urzędu skarbowego.
6. Ustal kwestię VAT
Nie każda spółka musi być od razu czynnym podatnikiem VAT. Sprawdź rodzaj działalności, przewidywaną wartość sprzedaży i to, czy możesz korzystać ze zwolnienia. Jeżeli rejestracja jest potrzebna, składa się zgłoszenie VAT-R.
7. Zorganizuj księgowość
Spółki kapitałowe, w tym spółka z o.o. i PSA, prowadzą pełne księgi rachunkowe, dlatego księgowość warto zorganizować od pierwszego dnia. Ustal, kto prowadzi księgi, gdzie jest dokumentacja, jak przekazywane są faktury i kto odpowiada za rozliczenia podatkowe.
8. Pamiętaj o e-Doręczeniach
Spółka wpisana do KRS powinna mieć adres do doręczeń elektronicznych. To nie jest zwykły e-mail, tylko odrębny system do oficjalnej korespondencji z urzędami.
9. Uporządkuj dokumentację spółki
Po rejestracji pojawiają się pierwsze dokumenty korporacyjne: uchwały wspólników i zarządu, protokoły, pełnomocnictwa, aktualne listy wspólników, oświadczenia. Dlatego klienci, którzy założyli spółkę z s24ekrs.pl, mają dostęp do bazy najczęściej używanych dokumentów firmowych.
10. Pilnuj terminów
Prosta lista kontrolna po wpisie do KRS: dane w KRS → CRBR (14 dni) → NIP-8 (21 dni) → rachunek bankowy → VAT → księgowość → e-Doręczenia → dokumentacja wewnętrzna.
Podsumowanie
Wpis do KRS oznacza, że spółka istnieje, ale jej prawidłowe uruchomienie wymaga kolejnych kroków. Im szybciej je uporządkujesz, tym mniejsze ryzyko kar i problemów.
Właśnie założyłeś spółkę?
Źródła: Ministerstwo Finansów (podatki.gov.pl, CRBR), Biznes.gov.pl. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.